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OA系统全解8公文收文要独立

发布时间:2019-07-17 18:21:58

  OA系统全解8:公文收文要独立

  公文收文是OA系统中的一项重要功能,由于对政府机关、事业单位、学校、部队、国企等单位来讲,收文管理是一项非常重要的工作。

  收文管理工作通常比较规范,公文到达后,接收人先登记公文

  ,然后递交主管领导进行拟办、指示,再送交相干部门承办、传阅,终了后提交承办、传阅结果,最后将文件和整个办理记录归档到档案系统中。

  由于收文管理的重要性,在华天动力等优秀的OA系统中,收文管理是作为一个独立的功能模块存在的,而不是通过流程管理功能来解决。这一点非常重要,由于收文管理和通用的流程管理还是有很多细节上的不同,独立使用会更规范、更方便。

  在华天动力OA系统中,公文收文管理包括两种模式:

  一种是通过管理员预先设置好的收文模板和收文流程,进行收文登记、审核、指示、承办、监控、管理等一系列操作。适用于收文流程比较规范、审批人比较固定的企事业单位,比如行政文、党委文、工会文都有与之对应的模板和审批流程。

  另一种是采取系统自带的收文模板,并由收文登记人选择拟办人,拟办人选择指示人,适用于收文流程比较灵活、审批人不固定的企事业单位。

  在下图显示的华天动力OA系统收文管理功能结构中,我们可以看到收文登记、待办收文、经办收文、收文库、收文监控、收文管理等一系列细致的功能,也可以看到普通流程管理所不具有的功能,如公文挂,这是一个非常标准化的收文管理工作流程。

  OA系统中的收文管理功能结构

  华天动力在OA系统中集成了MS Office插件,采取WORD文档和电子表单相结合的方式来管理收文。收文的正文均采取WORD文档格式,使得文档非常方便,无需培训,而签批单则采取电子表单格式,既确保规范,又便于往后对重要数据进行统计汇总。

  在很多细节处理上,华天动力OA系统也做得非常到位,如短信提示、邮件提示、短消息提醒等多种方式的审批提示;支持文档的痕迹保存功能,轻松查看文件的修改情况;独具的承办流程、直到流程,简化了普通流程的复杂化设计。这些人性化的设计可以完善实现对公文的有效管理。

  同时,该系统还支持正文打印和收文单打印,可以将电子公文转变成纸质文档,保证公文的准确性、真实性及完整性。收文库功能可以实现迅速、全方位的资源共享,使得我们的工作能更高效更快捷更方便的得到处理。

  在安全保障方面,华天动力提供了强大的权限设置功能,可对收文单每一个控件进行读写权限设置,保证收文单的数据信息安全;多种方式的存档功能,如转存至文档中心相应目录,收文库等,可对数据进行屡次备份,保证数据不丢失;回收站的奇妙设计,可对删除数据的操作进行二次保护,保证用户的操作安全。

  可見,收文管理的功能實現起來并不是很難,但里面所蘊含了大量的細節還是體現了OA系統廠商的實力。由于收文管理工作的規范性、常規性,它非常合適通過OA系統來管理,可以極大的減少辦公人員的工作負荷,提升工作效能。

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